Thứ Ba, ngày 04 tháng 12 năm 2012

BỐN NGUYÊN TẮC THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG

Nguyễn Minh Tuấn

Thuyết trình thành công không dễ. Muốn thành công, người thuyết trình nên hiểu bốn điều quan trọng sau đây: thuyết trình cái gì (hiểu mình), thuyết trình cho ai (hiểu người), thuyết trình như thế nào? (hiểu cách làm) và thuyết trình để làm gì (hiểu mục đích).

1. Hiểu mình (hiểu vấn đề mình trình bày)
Phải biết những gì mình nói. Đừng nói về những gì mình không biết! Những vấn đề chưa thực sự chắc chắn, cần phải hết sức thận trọng. 
Hiểu thấu vấn đề cần trình bày. Biến những vấn đề phức tạp trở nên đơn giản. 
Bằng cách tự đặt câu hỏi, tự trả lời để kiểm nghiệm xem mình đã thực sự chín chắn vấn đề chưa và "chín" ở mức độ nào. Vấn đề trình bày nên gắn với thực tế (Kontakt zur Praxis). Các ví dụ càng gắn với thực tế bao nhiêu thì bài thuyết trình càng trở nên sinh động bấy nhiêu.  Không chỉ là những ví dụ, bài thuyết trình hay nên có cả sự so sánh,  đối chiếu, đồng thời chuẩn bị trước các hình ảnh, biểu bảng thống kê minh họa. Quan trọng nhất trong bài trình bày là đưa ra được quan điểm riêng (der eigene Standpunkt), cách tiếp cận mới mẻ thuyết phục được người nghe và đưa ra được những đề xuất hoàn thiện (Verbesserungsvorschläge).

2. Hiểu người (hiểu người nghe muốn gì từ bài thuyết trình của mình)
Trước tiên phải trả lời được câu hỏi: Trình bày vấn đề cho ai? Hay đối tượng mình muốn trình bày là ai? Hiểu được điều đó bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh nội dung bài trình bày của mình cho phù hợp với người nghe.
Ngoài việc chọn vấn đề thú vị, cần khơi dậy sự thú vị của vấn đề, kích thích sự tò mò của người nghe (Motivation). Ngay từ phần mở đầu, bạn nên đưa ra được thông tin nào đó thật đặc biệt để gây chú ý cho người nghe.
Vấn đề trình bày nên ở dạng mở, đừng vội vàng kết luận chủ quan. Hãy gợi mở vấn đề bằng những câu hỏi, phỏng đoán. Nếu cần hãy nêu quan điểm, sự đánh giá, đề xuất của mình. 

3. Hiểu cách làm (hiểu cách thuyết trình như thế nào)
Không chỉ là việc bạn nói gì, mà việc bạn nói như thế nào cũng quan trọng không kém.
Phần trình bày của bạn muốn thuyết phục trước tiên cần phải chú ý đến: diễn đạt ngôn ngữ, diễn đạt qua giọng nói, biểu đạt xúc cảm và biểu đạt qua ngôn ngữ cơ thể.
Bạn nên tập:
  • a) Cách diễn đạt vấn đề thật giản dị: Ngôn ngữ thuyết trình khác với ngôn ngữ viết. Bạn nên diễn đạt vấn đề bằng những câu ngắn, rõ ràng, giàu hình ảnh (saubere Sprache) và thật trôi chảy. Ngôn ngữ và xúc cảm là hai yếu tố tạo nên không gian cho buổi thuyết trình. Bạn có thể thay đổi âm lượng (Tempowechsel), thay đổi tần xuất (Dynamik), thay đổi cách nhấn mạnh (Gefühlsbetont) tùy từng vấn đề.
  • b) Cách tổ chức, sắp xếp và trình bày các ý sao cho thật logic (Roter Faden): Các ý phải thể hiện sự liên quan với mục đích của bài thuyết trình. 
  • c) Cách khơi dậy sự hứng thú vấn đề với người nghe: Ngoài các ví dụ, hình ảnh sinh động, bạn cần biết nhấn mạnh những ý quan trọng, những phát hiện mới trong khi trình bày.
  • d) Cách dùng ngôn ngữ cơ thể (Körpersprache): Ngôn ngữ cơ thể đặc biệt quan trọng trong bài thuyết trình. Trước tiên là cử chỉ: Giả sử trường hợp khi bạn nói “tôi rất hân hạnh được trả lời những thắc mắc của quí vị”, nhưng cử chỉ của bạn lại là khoanh tay trước ngực và khuôn mặt không có gì biểu đạt thì có lẽ không nên. Sẽ tốt hơn khi bạn nói câu đó cùng với hành động mở rộng đôi tay và một khuôn mặt thật thân thiện, tự nhiên. Khi trình bày bạn chớ quên đưa mắt nhìn khán giả (Blickkontakt). Bạn nên quan sát xung quanh, quan sát xem thái độ của người nghe ra sao. Diễn giả thông minh là người nắm bắt được tâm lý của người nghe, biết được họ cần gì ở bài thuyết trình. Đưa mắt nhìn không có nghĩa là bạn phải nhìn chằm chằm vào người nghe, mà là nhìn hướng về phía người nghe, hay nói cách khác khi nói bạn không nên nhìn lên trần nhà, nhìn xuống dưới đất hay...nhìn vào hư vô :-). Việc giữ liên lạc qua đôi mắt đặc biệt quan trọng, thậm chí có tính quyết định đến việc bạn có nhận được sự đồng cảm của người nghe hay không. Ngoài ra bạn cũng nên sử dụng đôi bàn tay linh hoạt, đồng thời khi thuyết trình, đôi bàn chân cũng nên di chuyển, không nên đứng nguyên một chỗ, tất cả phải phù hợp với nội dung bài trình bày.
  • e) Làm quen với các thiết bị: Nếu trình bày máy chiếu bằng chương trình powerpoint, bạn cần chuẩn bị mỗi một slide không nên có quá nhiều chữ, chỉ nên có từ 5–8 gạch đầu dòng - đó là những ý chính bạn đã nắm chắc và không thể quên; hình vẽ, bảng biểu nên được xử lý, chứ không nên chỉ là copy và paste. Hãy nhớ: phương tiện (Projektor, Powerpoint, Folien…) chỉ góp phần chứ không có tính chất quyết định đến sự thành công của bài thuyết trình.
Bạn cũng nên tránh:
  • a) Tránh ngay lập tức đi thẳng vào nội dung, bỏ qua phần dẫn nhập và phần giới thiệu cấu trúc bài trình bày khiến không ai kịp hiểu đó là vấn đề gì;
  • b) Tránh trình bày một bài mà cấu trúc không logic;
  • c) Tránh sử dụng máy chiếu nhưng những gì xuất hiện trên màn hình không ăn nhập với phần trình bày; đồng thời tuyệt đối tránh đọc chính tả những gì đã xuất hiện trên màn hình.
  • d) Tránh nêu vấn đề quá chi tiết. Bạn không bắt buộc phải trình bày tất cả các nội dung của đề tài bạn đã viết ra và bạn cũng không có đủ thời gian để làm việc đó. Điều cần làm là bạn phải lựa chọn những nội dung gì là căn cốt nhất, thú vị nhất để giới thiệu.
  • e) Tránh nói quá nhanh hoặc quá chậm, không chú ý đến người nghe;
  • f) Tránh lối nói lý thuyết suông, thiếu ăn nhập với thực tiễn cuộc sống;
  • g) Tránh trường hợp phần được trình chiếu có lỗi đánh máy;
  • h) Tránh đứng che khuất bài trình bày;
  • i) Tránh trình bày quá giờ qui định;
  • j) Tránh kết thúc đột ngột và không rút ra được kết luận hoặc những nhận định nào;
4. Hiểu mục đích (hiểu việc trình bày để làm gì)
Một bài diễn thuyết thành công trước tiên phải làm rõ được mục đích. Bạn nên trả lời trước các câu hỏi như: Bài trình bày sẽ đem lại những nhận thức gì mới? địa chỉ của bài thuyết trình đó phục vụ ai? bài trình bày giải quyết vướng mắc gì về lý thuyết hay vấn đề gì thực tiễn đang đòi hỏi?
Thành công không bao giờ tự nhiên đến. Hãy tham gia càng nhiều càng tốt các hội nghị, hội thảo, các chương trình trao đổi học  giả để nâng cao khả năng thuyết trình và các kĩ năng mềm khác. Nên nhớ rằng phần bạn trình bày chỉ là sự trình diễn lại những gì bạn đã chuẩn bị. Người Đức họ nói rằng chẳng có nghệ thuật trình bày nào mà lại không cần đến sự chuẩn bị (Keine Redekunst ohne Übung). Tôi cũng không tin một bài thuyết trình thành công lại không có một sự chuẩn bị, một sự đầu tư kĩ lưỡng. Chính phần chuẩn bị mới là phần có tính quyết định đến sự thành công của bài thuyết trình, mới chứng tỏ sự đầu tư công sức và tâm huyết của người thuyết trình. Khi đã chuẩn bị tốt, bạn tức khắc sẽ có lý do để tự tin và thành công.



Chúc bạn thành công!
"Đừng nghe những lời giáo điều, vì đó là suy nghĩ của người khác. Đừng để những quan điểm ồn ào lấn át tiếng nói bên trong bạn. Chúng biết bạn muốn gì. Mọi thứ khác chỉ là thứ yếu..." - Steve Jobs